Questions fréquentes

Les documents sont-ils disponibles à tout moment et puis-je les imprimer plusieurs fois ?

Les documents générés sont disponibles à tout moment et peuvent être téléchargés autant de fois que vous le souhaitez.

Juriactes n'a cependant pas vocation à être une solution de GED ou d'archivage, ainsi nous vous recommandons d'archiver les documents produits dès que la mission est terminée.

Que dois-je faire pour commencer à travailler sur Juriactes ?

Une fois votre compte créé, accédez à votre espace en renseignant votre identifiant cabinet dans l'onglet « connexion », puis renseignez votre nom d'utlisateur et mot de passe à la page suivante. Pas besoin d'autre paramétrage sur votre poste, tout est en SAAS.

Suis-je limité en nombre de postes ou d'utilisateurs ?

Sur Juriactes il n'y a pas de limitation par poste ou par utilisateurs. Vous pouvez configurer les droits d'accès pour vos équipes et les faire travailler à distance comme s'ils étaient au bureau. Plus besoin de jongler avec un seul compte pour toute votre équipe, c'est illimité.

Est-il obligatoire de déclarer tous les baux dans les questionnaires ?

Il n'est pas obligatoire de mentionner les différents contrats (baux et autres) si ce ne sont pas des conventions réglementées. Néanmoins, le fait de ne pas les mentionner fait perdre la possibilité d'être avertis par le logiciel en cas d'échéance contractuelle à venir.

La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ?

Les signatures sont générées par notre partenaire JESIGNEXPERT, dont les solutions sont conformes au standard ETSI applicable au sens du réglement eIDAS (pour plus d’information, consultez ce lien : jesignexpert.com/signature-electronique).

Comment créer un dossier ?

Pour créer un dossier il faut aller dans « Dossier » depuis le menu à gauche, puis cliquer sur le bouton bleu « nouveau dossier ». A partir de cet écran vous pouvez :

• soit importer une personne morale en indiquant directement sa dénomination,
• soit renseigner le numéro siren de la personne morale à créer ou sa dénomination. Nous réalisons ensuite un import automatique depuis la base siren.
• soit, si la société n'est pas encore créée ou enregistrée au RCS, sélectionner « Création manuelle » puis saisir manuellement les informations demandées.

Comment et qui peut créer des comptes utilisateurs ?

L'administrateur du compte a la possibilité de créer autant de comptes utilisateurs que nécessaires. Pour cela, accédez à l'espace « Nouvel Utilisateur » dans la rubrique « Compte Client ». Vous pouvez alors créer d’autres comptes utilisateurs en choisissant parmi les profils suivants :

• Administrateur de l'application
• Collaborateur aux dossiers
• Destinataire de notifications
• Gestionnaire de dossiers
• Gestionnaire des accès
• Gestionnaire des données permanentes
• Gestionnaire facturation
• Propriétaire

Dois-je ressaisir toutes les informations d’une personne déjà saisies dans une autre société ?

Une personne, qu'elle soit physique ou morale, est partagée entre tous les dossiers. Toute modification apportée à cette personne lors d'une mission ou dans le dossier permanent sera répercutée dans tous les dossiers.

Par exemple, si M. DUPONT est dirigeant des sociétés X et Y et associé dans la société Z, vous n'aurez à renseigner ses informations d'état civil qu'une seule fois. Il en va de même pour les personnes morales : gain de temps, fini les mises à jour inutiles.

Lors du remplissage d'un questionnaire, les réponses sont-elles enregistrées même si le questionnaire n'est pas terminé ?

Les réponses aux questionnaires sont enregistrées au fur et mesure des modules passés (bouton « suivant »). Vous pouvez reprendre la mission à tout moment. Les modules déjà remplis seront à repasser mais vos réponses seront pré-remplies. Cela est nécessaire car il est possible que vous ayez modifié le dossier permanent depuis votre dernier passage sur le questionnaire.

Qu’est-ce que le « dossier permanent » ?

Le dossier permanent regroupe l'ensemble des informations que vous accumulez et utilisez au sein de votre cabinet à propos des dossiers que vous traitez : personnes morales, personnes physiques, mais aussi leurs caractéristiques (état civil, associés, dirigeants, etc.).