Que faire si je ne peux pas approuver les comptes dans les délais légaux ?

Délai légal d'approbation des comptes annuels

Le délai maximum pour approuver les comptes annuels est de 6 mois à compter de la date de clôture de l'exercice social, quelle que soit la forme de la société.

Délai légal de dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de commerce

Chaque année, une société commerciale doit déposer ses comptes annuels au Greffe du Tribunal de commerce du ressort de son siège social, préalablement approuvés en Assemblée générale (ou par l'associé unique).

Ce dépôt inclut les éléments comptables (bilan/compte de résultat et annexes le cas échéant), la décision d'affectation du résultat votée et pour certaines sociétés les rapports de gestion et des Commissaires aux comptes.

Ce formalisme est obligatoire, bien qu'à ce jour il bénéficie d'allègements très importants pour les petites structures.

Le dépôt des comptes annuels doit être effectué dans le mois qui suit l'approbation des comptes. Ce délai est porté à deux mois si le dépôt est réalisé par voie électronique (Article L232-21 Ccom).

Exemple : Une société, clôturant ses comptes annuels le 31 décembre 2018, devra convoquer l'Assemblée générale ordinaire au plus tard pour le 30 juin 2019 et déposer au greffe les documents juridiques d'approbation des comptes au plus tard le 31 juillet 2019 (ou le 31 août si elle procède par un dépôt dématérialisé).

Sanction en cas d'absence de dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de commerce

D'une manière générale, si vous ne déposez pas vos comptes dans les délais légaux susvisés, vous risquez de recevoir une première relance du greffier dans le mois suivant. Cette première relance intègre d'ores et déjà une majoration des frais de dépôts des comptes.

A défaut de réponse, une deuxième relance vous sera adressée valant mise en demeure.

Si vous ne déposez pas vos comptes suite à ces relances, le greffier informera le Président du Tribunal de commerce. Ce dernier pourra alors mettre en œuvre une procédure d'injonction, sous astreinte (article L611-2 II Ccom).

Le Président peut également se saisir d'office de l'injonction de procéder.

Dès réception de l'injonction, vous aurez un mois pour déposer vos comptes.

En outre, tout intéressé peut demander au Président du Tribunal de commerce d'astreindre au dépôt de ses comptes annuels une société qui n'aurait pas respecté cette obligation.

Enfin, le défaut de dépôt des comptes annuels est sanctionné pénalement (Article 131-13 Cpén.).

Il constitue une faute de gestion pour laquelle le dirigeant peut être condamné.

Que faire si je ne peux pas convoquer l'AGO dans les délais légaux ?

Requête pour la prorogation du délai de réunion de l'Assemblée générale ordinaire annuelle

Si pour des raisons valables et sérieuses vous êtes dans l'impossibilité de convoquer l'Assemblée générale ordinaire annuelle dans le délai légal de 6 mois, vous pouvez demander une prorogation du délai de tenue de l'assemblée générale d'approbation des comptes au Président du Tribunal de commerce du ressort du siège social de la société, qui statuera par ordonnance rendue sur requête.

Attention, la requête doit être présentée en principe avant l'expiration du délai légal de 6 mois.

Motifs invocables pour obtenir une ordonnance favorable

Le motif de la demande sera examiné par le tribunal. Aussi il devra nécessairement être sérieux et valable, comme par exemple :

• Destruction involontaire des documents comptables (suite à un problème informatique par exemple) ;
• Défaut de dépôt d'un rapport d'expert nécessaire à l'établissement des comptes ;
• Dissensions importantes survenues entre les associés, paralysant le fonctionnement de la société.

Durée de la prorogation

En règle générale, la prorogation est accordée pour une durée de trois mois. Aucune limite n'est cependant imposée.

Il est préférable de préciser le délai de report souhaité avec la demande.

Le dirigeant peut solliciter une seconde prorogation.

Formalités

La requête doit être déposée en deux exemplaires originaux, datés et signés par le représentant légal de la société.

Elle doit être adressée au Greffe du Tribunal de commerce du ressort du siège social de la société concernée.

Que faire si les associés refusent d'approuver les comptes annuels ?

En cas de refus d'approbation des comptes, il conviendra de déposer seulement la copie de la délibération des associés ayant refusé d'approuver les comptes.

L'intégralité du procès-verbal correspondant n'a pas à être déposé.

Naturellement, le bilan ne sera pas déposé et le résultat non affecté.

Quelles sont les conséquences du refus d'approbation des comptes ?

La société dont les comptes n'ont pas été approuvés continue son activité.

L'Assemblée générale peut statuer et approuver les comptes du ou des exercices suivants sans jamais revenir sur l'exercice non approuvé.

Les comptes objet du désaccord peuvent également, après ajustement, être approuvés lors d'une assemblée ultérieure.

Attention, en cas de refus d'approbation des comptes, le résultat non approuvé ne peut être distribué (en ce sens, s'en référer à la définition du bénéfice distribuable de l'article L232-11 Ccom).