Le Guichet unique électronique

Une volonté simplificatrice du législateur

La Loi PACTE du 22 Mai 2019 a pour objectif de simplifier les démarches administratives des entreprises et de réduire les délais des processus. Elle prévoit deux réformes importantes avec la création d'un registre national unique des entreprises qui remplace les différents centres de formalités (CFE) des entreprises et un guichet unique numérique.

Le site internet https://formalites.entreprises.gouv.fr est opérationnel, il est possible pour toute entreprise de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités.

Le registre national unique des entreprises

L'ordonnance du 15 septembre 2021 puis les deux décrets du 19 juillet 2022 sont venus préciser la création du Registre National des entreprises (RNE) à compter du 1er janvier 2023 sous la responsabilité de l'INPI qui est le seul destinataire pour le dépôt des comptes annuels et la mise à jour du RBE (registre des bénéficiaires effectifs). La loi PACTE prévoit que ce registre recense les informations sur toutes les entreprises françaises peu importe leur domaine d'activité. Il se substitue aux différents centres de formalités des entreprises. Ce registre dématérialisé devient donc la base de référence publique pour les données sur les entreprises.

Le registre est rempli avec les données recueillies par le nouveau guichet afin de faciliter la réalisation des formalités juridiques et cela permet de récupérer les données renseignées en cas de modification ultérieure par exemple.

Le Guichet unique dématérialisé

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique devait constituer la seule possibilité pour déposer ses formalités.

Devant les difficultés rencontrées, la procédure de secours prévue par l'arrêté du 28 décembre 2022 a été mise en application et permet notamment aux entreprises ou leurs mandataires d'utiliser les CFE et le site guichet-entreprises.fr en cas d'indisponibilité avérée du service.

A compter du 20 février 2023 et jusqu'au 30 juin 2023, les déclarants ont également la possibilité d’utiliser le site Infogreffe (pour pallier les dysfonctionnements du site guichet-entreprises.fr !) afin de réaliser leurs formalités de modification et de radiation ou accomplir d'autres formalités telles que la déclaration des bénéficiaires effectifs et le dépôt d'acte.

Le guichet unique reste donc en constante évolution et devrait néanmoins à terme remplir son objectif initial.

Des démarches simplifiées

Le guichet unique permet aux entreprises de réaliser leurs formalités en lien avec les administrations concernées. Les formalités réalisées sur ce site sont validées auprès de l'Insee ou des institutions publiques compétentes. Le guichet permet aux utilisateurs d'accéder plus facilement à toutes les formalités de création, modification et cessation d'activités quels que soient la forme juridique ou le secteur d'activité. De plus un tableau de bord offre la possibilité de suivre les évolutions des formalités accomplies mais également de déposer des pièces complémentaires.

En fonction de la nature de l'entreprise et du type de formalité souhaité, le guichet propose au déclarant un formulaire en ligne adapté, indique les données à fournir et les pièces justificatives à transmettre, sous forme numérisée, pour la réalisation de la démarche.

Une assistance en ligne

Avec le guichet unique, chaque déclarant bénéficie d'une assistance technique ou règlementaire afin d'être aiguillé dans sa démarche si nécessaire.

Dans un souci de simplicité, le mandataire ne devra ainsi plus se demander quelle est l'autorité compétente pour telle ou telle formalité.

Par exemple un expert-comptable qui dépose les statuts d'une société ne devra pas se soucier de savoir à quelle administration il envoie le dossier d'immatriculation dans la mesure où le guichet unique renverra vers l'administration compétente.

Le contrôle des pièces justificatives

L'INPI vérifie que toutes les pièces demandées soient fournies par le déclarant mais c'est l'autorité compétente qui vérifie la validité ou non du document fourni. Pour les sociétés commerciales, l'INPI transmet au greffier les formalités saisies sur le guichet unique. Toutefois le greffier du tribunal de commerce reste en charge du contrôle juridique des formalités.

Le paiement des formalités

Le déclarant paie via le guichet unique lors du dépôt du dossier puis les sommes sont reversées à l'organisme concerné par la formalité si celle-ci est validée par l'autorité compétente. Pour le moment nous ne connaissons pas les couts liés à ce traitement, la grille tarifaire de l'INPI disponible ici n'étant pas actualisée. Est-ce que les frais de formalité au RNE se substitueront à titre de tarif unique aux couts parfois élevés du Greffe, qui ont été majoré de l'inscription au RBE en 2017 ? Gageons que les mesures en la matière iront dans le sens d'une simplification et de l'économie consécutive espérée par tous, mais à notre avis ces frais viendront s'additionner aux frais existants à ce jour.