Transfert du siège social
Détail des étapes à suivre pour transférer le siège social d'une société.
Transfert du siège social : les étapes à suivre
Etape 1 : Tenir une assemblée générale extraordinaire
Il faut tenir une assemblée générale extraordinaire pour transférer le siège social d'une entreprise. Cette décision est extraordinaire car elle modifie les statuts. En cas d'associé unique, une décision de celui-ci suffit.
Parfois une simple décision du dirigeant de l'entreprise suffit pour cette formalité, qui pourra être ratifiée par décision ultérieure de l'assemblée générale. Il faut consulter les statuts de la société pour s'assurer de cette possibilité.
Attention, en cas de transfert du siège social à l'étranger, il faut un accord unanime des associés dans tous les cas.
La décision portera sur une modification de l'adresse du siège social et indiquera l'article des statuts concerné par cette modification.
Donc dans le procès-verbal, vous devez indiquer à minima la nouvelle adresse du siège social et ensuite décrire l'article des statuts qui est modifié en conséquence.
Vous pouvez également préciser la date d'effet de la décision, si le transfert est décalé dans le temps.
Etape 2 : Mettre à jour les statuts
Il faut mettre à jour les statuts avec la nouvelle adresse du siège social, telle qu'elle a été validée dans le procès-verbal. La première page des statuts devra indiquer la date de la modification et la nature de la modification.
Etape 3 : Faire signer les documents
Il faut faire signer les statuts mis à jour par le dirigeant, le procès-verbal, la feuille de présence et un pouvoir si vous vous chargez de la formalité pour votre client.
Etape 4 : Faire la publicité au journal d'annonces légales
Pour ce type de modification, une annonce doit être publiée dans un journal habilité du lieu du nouveau siège social. Vous pouvez pour cela passer par des plateformes en ligne. Il faut compter environ 90 € pour cette formalité (cela va dépendre du lignage et du lieu de publication).
Si la nouvelle adresse du siège social se situe en dehors du ressort du greffe d'origine (transfert de siège social hors ressort), alors il faut publier une annonce dans le lieu de départ et une autre dans le lieu d'arrivée. Le coût est ici multiplié par deux.
Etape 5 : Déposer le dossier sur Infogreffe
La formule la plus simple pour finaliser la formalité est de déposer le dossier complet avec l'annonce légale sur Infogreffe qui le transmettra ensuite aux autres CFE. Avantage par cette méthode, vous n'avez pas à éditer le M2 , il est généré automatiquement sur le site du Greffe (exemple de M2 généré pour un transfert de siège d'une sas dans le même ressort) et vous obtenez rapidement le Kbis mis à jour.
Vous noterez que le greffe exige un justificatif de jouissance des nouveaux locaux où est transféré le siège social. Il peut s'agir d'un contrat de bail ou d'une simple autorisation de domiciliation signée par le propriétaire des locaux, accompagnée d'un justificatif de propriété (taxe foncière, acte du notaire,etc).
Cette opération suppose également une mise à jour du Registre des bénéficiaires effectifs.
A partir du 1er janvier 2023, ces modifications devront, en plus, être notifiées au Registre National des Entreprises tenu par l'INPI (qui sera un registre de plus et non pas un registre unique, contrairement à ce qui a été initialement annoncé dans le cadre des dispositifs de simplification de la loi Pacte).
Il faut compter environ 192 € de coût de traitement par le Greffe pour cette étape + 43 € pour le coût de mise à jour du RBE (formalité additionnelle depuis 2020). Le coût supplémentaire de l'inscription au RNE sera probablement connu courant 2022. Si le transfert est hors ressort du greffe, il faut compter 227 € environ. En cas d'associé unique mandataire social, le tarif est de 84 € et 117 € en cas de transfert hors ressort.
Etape 6 : Mise à jour sur le plan fiscal
Un transfert du siège social à l'étranger emporte cessation d'activité, la France n'ayant pas signé à ce jour d'accord fiscaux spécifiques avec des pays tiers.
Cela entraine alors l'imposition immédiate des bénéfices en cours et en sursis d'imposition ainsi que des plus-values sur les éléments de l'actif immobilisé réalisées ou constatées à l'occasion du changement.
Les entreprises affectées par un changement d'activité doivent alors souscrire une déclaration de résultats dans le délai de soixante jours à compter de l'événement provoquant la cessation d'entreprise.
Le transfert du siège social pourra également impacter les impôts locaux (CFE) et les éventuels avantages fiscaux liés à une zone d'activité définie (ZAFR, ZRR, ZFU etc).
Etape 7 : Mise à jour sur le plan social
Il n'y a pas d'impact à ce niveau en dehors des éventuels dispositifs incitatifs liée notamment au ZAFR, ZRR, ZFU etc.
Etape 8 : Mise à jour sur le plan administratif comptable et juridique
Le nouveau siège social devra être indiqué sur les devis, bons de commandes, factures et autres documents utilisés par votre client. Egalement les documents contractuels seront à actualiser (CGV, CGU, Contrat type le cas échéant).
Les créanciers pourront imposer également une notification (par exemple sur un contrat de prêt) tout comme les principaux clients et les assureurs. Il conviendra d'ailleurs de penser à résilier le contrat d'assurance du dernier local et de bien s'assurer que votre client est assuré pour le nouveau local.